Giới thiệu tiện ích về hóa đơn điện tử có mã xác thực

13/05/2018 - 22:01

BDK - Ngày 6-8-2015, Tổng cục Thuế ban hành Quyết định số 1445/QĐ-TCT về việc ban hành quy trình thí điểm quản lý hóa đơn điện tử (HĐĐT) có mã xác thực của cơ quan thuế. Quyết định này áp dụng cho cơ quan thuế các cấp.

Sau quá trình thực hiện thí điểm ở Tổng cục Thuế, Cục Thuế TP. Hà Nội và Cục Thuế TP. Hồ Chí Minh thành công, ngành thuế sẽ triển khai rộng khắp trong cả nước. Cục Thuế tỉnh giới thiệu đến tổ chức, cá nhân người nộp thuế những tiện ích về sử dụng HĐĐT có mã xác thực như sau:

Lợi ích nổi bật của HĐĐT xác thực

HĐĐT xác thực là một loại hóa đơn được cấp mã xác thực hay còn gọi là chuỗi ký tự được mã hóa, được cung cấp bởi hệ thống xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế dựa trên các thông tin hóa đơn của doanh nghiệp.

1. Tiết kiệm chi phí tối ưu cho doanh nghiệp

Tiết kiệm chi phí in - xuất hóa đơn: Áp dụng HĐĐT có mã xác thực doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được chi phí in ấn hóa đơn; giảm chi phí nhân lực, thời gian phát hành hóa đơn; không mất chi phí lưu trữ; dễ dàng tra cứu.

Tiết kiệm chi phí vận chuyển, bảo quản hóa đơn: Trước đây, để giao hóa đơn đến khách hàng xa, doanh nghiệp thường sử dụng nhân viên giao hàng giao hóa đơn, gửi thư bảo đảm, chuyển phát nhanh tới, người mua phải chi các khoản phí thực hiện và chi phí cho đội ngũ nhân sự quản lý lưu trữ về quản lý hóa đơn của doanh nghiệp.

Để giảm thiểu chi phí phát sinh này thì việc quyết định sử dụng HĐĐT xác thực là quyết định đúng đắn và rất cần thiết. Với HĐĐT xác thực, doanh nghiệp có thể gửi trực tiếp cho khách hàng thông qua email, tin nhắn SMS hay in trực tiếp cho khách hàng thông qua hệ thống điện tử. Việc sử dụng HĐĐT xác thực sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm các khoản chi phí in ấn, giao nhận và thời gian chờ đợi. Ngoài ra, với HĐĐT xác thực, việc bảo quản, lưu trữ hóa đơn cũng sẽ được thực hiện trên hệ thống điện tử thì doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được chi phí nhân lực phục vụ công tác lưu trữ.

2. Đảm bảo độ chính xác và an toàn cao, tránh tình trạng làm giả hóa đơn

HĐĐT xác thực là loại hóa đơn có kèm mã số xác thực của Tổng cục Thuế. Do vậy, HĐĐT xác thực là hóa đơn không thể làm giả. Điều này không chỉ giúp các doanh nghiệp bảo vệ mình một cách tốt nhất mà còn giúp người tiêu dùng, khách hàng yên tâm, tin tưởng vào các sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, HĐĐT giúp tăng tính minh bạch của doanh nghiệp, giảm thiểu tình trạng mua bán hóa đơn trôi nổi, hóa đơn giả trên thị trường.

3. Tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp, giảm thiểu các thủ tục hành chính

Với HĐĐT xác thực, doanh nghiệp có thể dễ dàng đăng ký và khởi tạo mẫu hóa đơn ngay trong ngày mà không cần thời gian chờ đợi như trước đây. Do vậy, doanh nghiệp có thể tiết kiệm được tối đa thời gian cũng như nhân lực thực hiện. Bên cạnh đó, HĐĐT xác thực cũng sẽ giúp các cơ quan quản lý dễ dàng thống kê hồ sơ, đơn giản hóa hệ thống quản lý, kiểm tra, đánh giá trong quá trình làm việc.

4. Thống kê nhanh về doanh số bán hàng

Sử dụng HĐĐT giúp cập nhật ngay hành vi giao dịch tại thời điểm diễn ra sau vài giây để kiểm soát nguồn thu. Việc này sẽ rút ngắn thời gian từ khi phát sinh đến thời điểm kê khai doanh số.

5. Không cần phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

Sử dụng HĐĐT xác thực, doanh nghiệp không cần phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn bởi tất cả thông tin hóa đơn đã được gửi lên và lưu trữ trên Tổng cục Thuế khi xác thực.

6. Đa dạng phương thức gửi hóa đơn cho khách hàng

Khi sử dụng HĐĐT xác thực, doanh nghiệp có thể xuất - gửi hóa đơn cho khách hàng qua các phương thức như:

Gửi hóa đơn cho khách hàng qua hệ thống email tích hợp trên phần mềm.

Gửi thông tin hóa đơn qua hình thức tin nhắn SMS để khách hàng tra cứu.

Export ra file zip để gửi cho khách hàng qua hình thức gửi email thông thường hoặc copy vào USB.

In hóa đơn ra giấy và gửi chuyển phát nhanh như phương thức truyền thống.

Phần mềm thực hiện

Đối với tổ chức và cá nhân người nộp thuế trên địa bàn tỉnh Bến Tre:

Hiện nay, một số đơn vị như Trung tâm Kinh doanh viễn thông (VNPT) Bến Tre, Viettel… đang giới thiệu phần mềm chuyên dụng INVOICE đáp ứng cho việc tạo lập và xuất HĐĐT xác thực. Ngoài ra, phần mềm INVOICE còn tích hợp quy trình khép kín từ gửi HĐĐT xác thực cho khách hàng đến các quy trình xác nhận với khách hàng nhận HĐĐT ngay trên phần mềm. Các tính năng mở rộng có thể tích hợp với các giải pháp quản lý có sẵn tại doanh nghiệp như phần mềm kế toán, phần mềm CRM, phần mềm quản lý khác…

Cục Thuế tỉnh giới thiệu các tiện ích khi sử dụng HĐĐT xác thực đến tổ chức và cá nhân người nộp thuế để biết và lựa chọn thực hiện.

Cục Thuế tỉnh

Chia sẻ bài viết

BÌNH LUẬN