Nâng chất việc lập, giao nộp và lưu trữ hồ sơ về kiểm tra, giám sát

23/07/2018 - 07:07

BDK - Kiểm tra tổ chức đảng cấp dưới thực hiện nhiệm vụ kiểm tra, giám sát (KT, GS) là một trong những nhiệm vụ quan trọng của ủy ban kiểm tra (UBKT) các cấp được quy định tại Điều 32 Điều lệ Đảng. Khi thực hiện nhiệm vụ này, ngoài việc KT về chuyên môn nghiệp vụ chuyên ngành KT, các cấp ủy, UBKT rất chú trọng đến công tác lập hồ sơ, lưu trữ và chuyển giao hồ sơ, tài liệu của các tổ chức đảng được KT, vì đây là khâu quan trọng của mỗi cơ quan, đơn vị.

Đoàn công tác của Ủy ban Kiểm tra Tỉnh ủy làm việc với Đảng ủy xã Tam Phước, huyện Châu Thành.  Ảnh: Trần Diệp

Đoàn công tác của Ủy ban Kiểm tra Tỉnh ủy làm việc với Đảng ủy xã Tam Phước, huyện Châu Thành.  Ảnh: Trần Diệp

Lưu trữ chặt chẽ, khoa học

Thực hiện Quy định số 210 của Ban Bí thư Trung ương Đảng (khóa X) về phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam; trên cơ sở Nghị định số 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư, Văn phòng Trung ương Đảng đã ban hành Hướng dẫn số 22-HD/VPTW hướng dẫn lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của các cơ quan, tổ chức đảng các cấp.

Nhận thức về tầm quan trọng và những bước thực hiện đúng việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan là nhiệm vụ bắt buộc của mỗi cán bộ, công chức, viên chức trong quá trình giải quyết công việc liên quan công tác KT, GS của đảng. Cấp ủy, UBKT các cấp khi tiến hành KT đều có gắn nội dung KT công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

Việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định đối với từng cán bộ, nhân viên, giúp cho mỗi người sắp xếp công văn, giấy tờ khoa học và thuận tiện cho việc nghiên cứu, đề xuất ý kiến và giải quyết công việc. Khi cần tài liệu tìm thấy ngay, quản lý chặt chẽ, giữ gìn bí mật công văn giấy tờ, nâng cao hiệu quả công tác, chuẩn bị tốt cho việc lưu trữ hồ sơ, tài liệu.

Đối với cơ quan, đơn vị, công tác lập hồ sơ nhằm quản lý được toàn bộ công việc trong cơ quan, phân loại công văn, giấy tờ trong cơ quan, đơn vị một cách khoa học, quản lý hồ sơ của cơ quan được chặt chẽ, có kế hoạch lập và giữ những hồ sơ cần thiết, tránh được việc lập hồ sơ trùng lặp hoặc ngược lại.

Giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan là một việc làm bắt buộc đối với các đơn vị, cá nhân trong cơ quan. Hồ sơ được giao nộp đầy đủ sẽ góp phần giữ gìn an toàn toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan và cũng là để góp phần bảo vệ an toàn tài liệu, phục vụ nhu cầu tra cứu, sử dụng trước mắt cũng như lâu dài.        

Qua công tác KT tổ chức đảng cấp dưới thực hiện nhiệm vụ KT, GS của Đảng, những năm gần đây, công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu tại các tổ chức đảng từng bước được cải thiện. Tuy nhiên, vẫn còn tồn tại một số hạn chế nhất định. Cụ thể, việc lập hồ sơ trong các cơ quan, tổ chức đảng, nhất là ở đảng ủy cơ sở hầu như chưa được thực hiện một cách bài bản, khoa học, gây khó khăn trong việc tra tìm tài liệu, làm giảm hiệu quả hoạt động của cơ quan. Cơ sở vật chất vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu về hiện đại hóa công tác văn thư nói chung, công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ nói riêng; tủ lưu trữ hồ sơ phục vụ cho công tác lưu trữ của đảng ủy cơ sở còn thô sơ, chưa đủ.

Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ còn nhiều hạn chế do cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin chưa đồng bộ; việc lưu công văn đi và công văn đến mới chỉ lưu vào sổ mà chưa được lưu bản mềm; việc giao nhận các loại văn bản, công văn còn nhiều bất cập; sắp xếp lưu trữ các loại văn bản chủ yếu bằng phương pháp thủ công; việc lập hồ sơ ngay từ ban đầu của các cá nhân, tổ chức được giao nhiệm vụ còn sơ sài hoặc lập chung các hồ sơ khác với nhau…

Cán bộ lập, lưu trữ, bảo quản hồ sơ, tài liệu đa số kiêm nhiệm, không được tập huấn, đào tạo bài bản, nghiên cứu chưa sâu các văn bản liên quan công tác văn thư, lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức đảng.

Cấp ủy chưa quan tâm đúng mức về công tác lập hồ sơ và lưu trữ hồ sơ, thường giao toàn bộ cho cán bộ của cơ quan UBKT lập, lưu trữ hồ sơ của cấp ủy liên quan công tác KT, GS sau khi các đoàn (tổ) KT, GS của cấp ủy kết thúc nhiệm vụ.

không ngừng Nâng cao chất lượng

Việc lập và lưu trữ hồ sơ trong tổ chức đảng không đơn giản chỉ là lưu trữ một tập tài liệu, mà nó liên quan đến nhiều vấn đề, liên quan với các tài liệu khác; hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Vì vậy, việc lập hồ sơ phải được hình thành ngay từ ban đầu.

Muốn làm tốt được điều này thì ngoài trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức, người được giao nhiệm vụ phải có trách nhiệm trong việc chỉ đạo, KT, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; còn cần đến sự hiểu biết và tính chuyên nghiệp trong công tác của cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ. Người cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ phải được tập huấn thường xuyên để cập nhật những văn bản và yêu cầu mới trong công tác văn thư, lưu trữ; thực hiện việc hướng dẫn cho các cá nhân, tổ chức khi được giao nhiệm vụ lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ phải theo trình tự và khoa học để thuận tiện cho việc tra tìm thông tin một cách nhanh nhất. Trong quá trình theo dõi giải quyết công việc được giao, cán bộ văn thư cần thu thập đầy đủ, đúng các văn bản, tài liệu liên quan đưa vào hồ sơ tương ứng ngay từ khi lập hồ sơ và kết thúc hồ sơ. Đây chính là nhiệm vụ, trách nhiệm và cũng là minh chứng thể hiện tính hiệu quả trong thực hiện công tác của người cán bộ làm công tác lưu trữ.

Có thể nói, nâng cao nhận thức của cấp ủy, UBKT các cấp về công tác văn thư, lưu trữ; đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ; nâng cao ý thức và tinh thần trách nhiệm của đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ là một việc làm tất yếu, giúp xây dựng đội ngũ cán bộ văn thư, lưu trữ có trình độ chuyên môn, phẩm chất chính trị tốt. Qua đó, góp phần hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ đúng với quy định, hướng dẫn của Trung ương và của địa phương.

Hoàng Hải (Ủy ban Kiểm tra Tỉnh ủy)

Chia sẻ bài viết

BÌNH LUẬN