Hóa đơn điện tử năm 2018

19/08/2018 - 20:16

Sau một thời gian thực hiện, hóa đơn điện tử (HĐĐT) cho thấy nhiều lợi ích hơn so với hóa đơn (HĐ) giấy như: góp phần đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin, tiết giảm thời gian, chi phí cho doanh nghiệp (DN) khi thực hiện các thủ tục hành chính thuế. Đặc biệt, HĐĐT giúp khắc phục tình trạng làm giả HĐ. Với những lợi ích thiết thực của HĐĐT, năm 2017, dự thảo Nghị định quy định về HĐ bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ đã đề ra những quy định mới theo hướng tiến tới bắt buộc sử dụng HĐĐT.

Xu hướng sử dụng HĐĐT để thay thế cho hóa đơn giấy ngày càng trở nên phổ biến trên thế giới. Để phù hợp với thông lệ quốc tế và tạo điều kiện thuận lợi cho các tổ chức, cá nhân trong quá trình sản xuất, kinh doanh, hội nhập với khu vực và quốc tế, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14-5-2010 quy định về HĐ bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, trong đó có hình thức HĐĐT. Bộ Tài chính cũng đã ban hành Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14-3-2011 hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng HĐĐT bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

Ngày 16-4-2018, Bộ Tài chính ban hành Quyết định số 526/QĐ-BTC về việc triển khai việc mở rộng phạm vi thí điểm sử dụng HĐĐT của DN và HĐĐT có mã xác thực của cơ quan thuế. Theo đó, Bộ Tài chính có giải pháp hỗ trợ DN sử dụng HĐ in từ hệ thống máy tính chuyển sang sử dụng HĐĐT của DN hoặc HĐĐT có mã xác thực của cơ quan thuế từ ngày 1-7-2018. Đối với trường hợp HĐ do tổ chức đã đặt in trước ngày 1-1-2018 thì được tiếp tục sử dụng trong năm 2018, 2019. Đồng thời, Bộ Tài chính có giải pháp hỗ trợ DN chuyển sang sử dụng HĐĐT của DN hoặc HĐĐT có mã của cơ quan thuế từ năm 2019.

1. Lợi ích của HĐĐT

* Đối với DN

Việc sử dụng HĐĐT giúp DN tiết kiệm được thời gian (giảm 70% các bước quy trình phát hành và 90% các tranh chấp liên quan đến HĐ, rút ngắn 99% thời gian thanh toán, quản lý HĐ, tiết kiệm 80% chi phí cho mỗi HĐ)... Khi sử dụng HĐĐT, DN không cần chờ đợi nhận được HĐ theo đường bưu điện như cách làm truyền thống. Chỉ trong vài cú nhấp chuột, người mua hàng sẽ nhận được HĐ dù đang ở bất cứ nơi nào nếu có internet.

DN cũng không lo tình trạng bị thất lạc HĐ trong khi chờ chuyển phát. Việc sử dụng HĐĐT giúp DN giảm chi phí hơn so với sử dụng HĐ giấy như: chi phí giấy in, mực in, chi phí chuyển HĐ cho khách hàng và đặc biệt là giảm chi phí lưu trữ HĐ; Đồng thời, giảm thời gian tìm kiếm HĐ; tăng cường khả năng bảo mật; giúp việc lưu trữ, quản lý HĐ theo quy định của Luật Kế toán; không có rủi ro mất, nhàu nát như khi lưu trữ HĐ giấy...

Bên cạnh đó, việc sử dụng giúp DN giảm chi phí tuân thủ thủ tục hành chính thuế. Khi DN sử dụng HĐĐT, cơ bản các thủ tục hành chính thuế của DN cũng được thực hiện điện tử. Theo đó, DN chỉ cần thông báo qua mạng gửi đến cơ quan thuế về việc sử dụng HĐĐT và được sử dụng ngay sau khi thông báo được chấp nhận.

Cùng với đó, DN không phải đăng ký mẫu HĐĐT, không phải gửi báo cáo tình hình sử dụng HĐ đến cơ quan thuế do phần mềm tạo HĐĐT cho phép tự xác định số lượng HĐĐT sử dụng.

Đây là nội dung khác biệt so với việc sử dụng HĐ đặt in, HĐ tự in, thay cho việc DN phải gửi mẫu HĐ và hàng quý phải lập báo cáo tình hình sử dụng HĐ đến cơ quan thuế. Việc sử dụng HĐĐT cũng giúp DN giảm bớt thời gian lập tờ khai thuế giá trị gia tăng so với sử dụng HĐ đặt in, HĐ tự in vì phần mềm tạo HĐ tự động kết chuyển số liệu vào tờ khai thuế giá trị gia tăng.

* Đối với cơ quan thuế

 Với việc HĐĐT sẽ dần thay thế vị trí của HĐ giấy trong giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ, công tác quản lý của cơ quan thuế được thực hiện theo hướng hiện đại hóa trên cơ sở áp dụng công nghệ thông tin để thu thập, tổng hợp, báo cáo dữ liệu từ HĐĐT, thay vì các phương pháp thủ công như sử dụng HĐ giấy. Việc sử dụng HĐĐT còn giúp ngành thuế xây dựng cơ sở dữ liệu về HĐ; hỗ trợ, phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra, hoàn thuế, phân tích rủi ro DN, cá nhân kinh doanh.

Bên cạnh đó, giúp cơ quan hải quan tại các cửa khẩu, sân bay nhanh chóng có thông tin để thực hiện hoàn thuế. Ngoài ra, cơ quan thuế và các cơ quan khác của Nhà nước không tốn chi phí thời gian đối chiếu HĐ. Hiện nay, khi kiểm tra hoàn thuế giá trị gia tăng và kiểm tra thuế thu nhập DN, cơ quan thuế và cơ quan khác của Nhà nước đều thực hiện đối chiếu HĐ, đây là công việc bắt buộc.

Thông thường, thời gian để cơ quan thuế có được kết quả đối chiếu HĐ là khoảng 10 ngày làm việc. Tuy nhiên, khi DN sử dụng HĐĐT, thông tin về HĐ của DN được tập trung tại cơ quan thuế một cách liên tục nên cơ quan thuế có ngay thông tin về doanh thu, chi phí hàng ngày của DN, kịp thời phát hiện ra những bất thường khi DN xuất HĐ.

Ngoài những lợi ích trên, việc sử dụng HĐĐT cũng giúp cơ quan thuế kịp thời ngăn chặn HĐ của các DN bỏ trốn, mất tích, khắc phục tình trạng làm giả HĐ, tạo một môi trường kinh doanh lành mạnh cho các DN, thúc đẩy thương mại điện tử phát triển. Đồng thời, sử dụng HĐĐT góp phần bảo vệ môi trường; khắc phục được trình trạng gian lận sử dụng bất hợp pháp HĐ - lập HĐ sai lệch nội dung giữa các liên.

2. Nguyên tắc sử dụng và các yêu cầu phải thực hiện khi sử dụng HĐĐT       

* Nguyên tắc sử dụng HĐĐT

Tổ chức, cá nhân lựa chọn sử dụng HĐĐT khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ phải thông báo cho khách hàng của mình về định dạng HĐĐT, cách thức truyền nhận HĐĐT. Người bán, người mua, tổ chức trung gian cung cấp giải pháp HĐĐT và các đơn vị có liên quan phải có thỏa thuận về yêu cầu kỹ thuật và các điều kiện bảo đảm tính toàn vẹn, bảo mật có liên quan đến HĐĐT đó.

* Các yêu cầu phải thực hiện khi sử dụng HĐĐT

- Tổ chức, cá nhân muốn sử dụng HĐĐT phải có hạ tầng về công nghệ thông tin để lưu trữ và sử dụng chứng từ điện tử và phải có chữ ký điện tử.

- Tổ chức, cá nhân tự xác định việc sử dụng phần mềm HĐĐT (tự xây dựng hoặc sử dụng phần mềm HĐĐT do tổ chức trung gian cung cấp).

- Tổ chức, cá nhân phải thông báo cho khách hàng về định dạng HĐ và cách thức truyền nhận HĐĐT (trực tiếp hay qua tổ chức trung gian).

- Tổ chức, cá nhân phải ban hành quyết định áp dụng HĐĐT và gửi thông báo phát hành HĐĐT tới cơ quan thuế trước khi lập HĐĐT.

- Tổ chức, cá nhân có thể lập HĐ trên hệ thống phần mềm của mình hoặc trên hệ thống của tổ chức trung gian, ký điện tử và chuyển cho người mua.

- Để sử dụng HĐĐT, các tổ chức, cá nhân xem xét điều kiện thực tế của mình về hạ tầng công nghệ thông tin, trình độ sử dụng công nghệ thông tin; việc lưu trữ, sử dụng chứng từ điện tử; chữ ký số; khả năng chấp nhận sử dụng HĐĐT của khách hàng... để triển khai áp dụng hình thức HĐĐT.

Khuyến khích những đơn vị đang sử dụng khối lượng lớn HĐ giấy, những đơn vị đã thực hiện giao dịch điện tử qua ngân hàng và đã thực hiện khai thuế qua mạng internet, những đơn vị hoạt động trong lĩnh vực ngân hàng, viễn thông, điện lực, hàng không... sớm triển khai áp dụng hình thức HĐĐT.

Trong quá trình thực hiện HĐĐT, nếu có vướng mắc, đề nghị các tổ chức, cá nhân liên hệ đến Cục Thuế tỉnh qua Phòng TT-HTNNT điện thoại số: 0275.3817204 và 0275.3826154 để được hướng dẫn, hỗ trợ.

Cục Thuế tỉnh Bến Tre

Chia sẻ bài viết

BÌNH LUẬN

Liên kết hữu ích