Xử lý hóa đơn là một quy trình quan trọng, diễn ra thường xuyên đồng thời yêu cầu lượng lớn thời gian và nguồn lực của doanh nghiệp. Trước làn sóng số hóa kinh doanh, nhiều doanh nghiệp đã lựa chọn giải pháp OCR, tự động hóa quy trình xử lý hóa đơn để tối ưu năng suất làm việc, nâng cao hiệu quả của mô hình doanh nghiệp. Cùng FPT.AI khám phá lợi ích mà công nghệ OCR mang lại trong việc xử lý hóa đơn tự động trong bài viết sau.
Xử lý hóa đơn tự động bằng công nghệ OCR là phương pháp sử dụng phần mềm tích hợp công nghệ Nhận dạng ký tự quang học (Optical Character Recognition) để trích xuất dữ liệu từ hóa đơn. Hóa đơn sẽ được quét và ảnh chụp hóa đơn sẽ được hệ thống trích xuất dữ liệu phân tích và chuyển đổi dữ liệu thành dạng văn bản điện tử có thể tìm kiếm được qua vài click chuột.
Những lợi ích khi xử lý hóa đơn tự động bằng công nghệ OCR
Xử lý hóa đơn là bước khởi đầu cần thiết cho các quy trình quan trọng đằng sau như phê duyệt, thanh toán, kế toán,… So với xử lý hóa đơn bằng cách nhập liệu bằng tay truyền thống, xử lý hóa đơn tự động bằng công nghệ OCR giúp tối giản thời gian xử lý mỗi hóa đơn xuống chỉ còn vài giây, đảm bảo tính liên tục và hiệu quả cho mọi hoạt động tiếp theo trong mô hình hoạt động doanh nghiệp. Khi quy trình được tự động hóa, doanh nghiệp giữ được sự tin tưởng và thương hiệu tốt với nhà cung cấp cũng như các đối tác kinh doanh.
Hóa đơn sở hữu nhiều trường thông tin phức tạp như mã số thuế, số tài khoản, mã hóa đơn, số tiền,… khiến việc nhập tay dữ liệu thường xảy ra nhiều sai sót, với tỉ lệ lỗi nhập liệu lên tới 20%. Xử lý thủ công cũng là nguồn gốc của việc trùng lặp dữ liệu do nhập hai lần cho cùng một hóa đơn. Không chỉ vậy, việc có nhiều người truy cập vào nguồn dữ liệu, đặc biệt là dữ liệu đầu vào sẽ không đảm bảo được tính bảo mật và an toàn cho quy trình.
Với quy trình xử lý hóa đơn tự động áp dụng công nghệ OCR, doanh nghiệp có thể giảm tới 90% tỉ lệ sai sót trong quy trình nhập liệu đầu vào, đảm bảo nguồn dữ liệu sạch để tiến hành lưu trữ, tái sử dụng trong các quy trình cần thiết trong tương lai như ký, phê duyệt, thanh toán và kế toán.
Xử lý hóa đơn tự động băng công nghệ OCR an toàn hơn nhập liệu tay thủ công.
Tự động trích xuất và số hóa hóa đơn bằng công nghệ OCR giúp doanh nghiệp lưu trữ toàn bộ thông tin hóa đơn trên bộ nhớ Cloud. Nhờ vậy, dữ liệu được tổ chức, quản lý theo từng nhóm một cách có hệ thống, đảm bảo tính nhất quán và dễ dàng tái sử dụng khi cần.
Doanh nghiệp có thể loại bỏ hoàn toàn các tủ hồ sơ giấy đầy rủi ro như cháy nổ hay nấm mốc, đồng thời không còn phải tốn thời gian tìm kiếm hóa đơn giấy để đối chiếu. Hơn nữa, thông tin trên Cloud có thể được đồng bộ, sao lưu và khôi phục dễ dàng. Điều này không chỉ làm tăng tính hiệu quả mà còn giúp trình diện thông tin hóa đơn nhanh chóng và chính xác trong các kỳ kế toán.
Công nghệ OCR giúp tự động hoàn toàn quy trình nhập liệu hóa đơn và tối ưu quy trình tìm kiếm thông tin hóa đơn, giải phóng nhân viên khỏi những tác vụ lặp đi lặp lại nhàm chán và các quy trình thiếu hiệu quả. Nguồn nhân lực chất lượng cao sẽ được tận dụng tập trung xử lý các nghiệp vụ mang tính chuyên môn cao hơn, giúp nâng cao hiệu suất làm việc và hiệu quả kinh doanh của công ty.
Không chỉ vậy, nhờ tự động hóa toàn bộ quy trình, công nghệ OCR góp phần cắt giảm hàng nghìn giờ lao động, hạn chế tối đa các lỗi sai sót có thể xảy ra trong quá trình nhập liệu thủ công của con người. Đồng thời, các chi phí xử lý hóa đơn theo cách thủ công như phí bưu điện, phí chuyển phát nhanh, phí in giấy tờ, phí môi trường,… cũng được cắt giảm tối ưu nhờ việc tự động hóa hoàn toàn và đưa dữ liệu lên nền tảng số.
FPT AI Read là giải pháp tích hợp công nghệ OCR được phát triển bởi FPT Smart Cloud trên nền tảng trí tuệ nhân tạo tích hợp công nghệ Generative AI tiên tiến FPT.AI. FPT AI Read có khả năng trích xuất thông tin trên mọi loại hóa đơn, từ hóa đơn điện, hóa đơn nước đến hóa đơn bán lẻ. Quy trình xử lý hóa đơn tự động của FPT AI Read bao gồm các bước như sau:
Bước 1: Chụp và tải hình ảnh hóa đơn lên hệ thống
Bước 2: Tiền xử lý: Lọc nhiễu để xử lý ảnh chính xác hơn. Ví dụ, ảnh quá tối thì phải tăng sáng, giảm độ mờ của ảnh.
Bước 3: Xác định vùng chứa thông tin (Crop): Hệ thống sẽ loại bỏ vùng nền thừa của ảnh. Ví dụ, ảnh hóa đơn chụp trên mặt bàn, hệ thống sẽ crop phần cái bàn thừa đi, bởi phần nền thừa có thể gây nhiễu cho các công đoạn phía sau.
Bước 4: Phát hiện trường thông tin: Xác định vị trí vùng chứa thông tin trên ảnh cần trích xuất.
Bước 5: Đọc và phân loại thông tin: Đưa các thông tin được trích xuất vào từng trường thông tin cụ thể theo yêu cầu của doanh nghiệp.
Bước 6: Xử lý hậu kỳ: Chỉnh sửa các trường thông tin còn sai sót sau khi máy đọc xong.
Giải pháp FPT AI Read tự động trích xuất và số hóa hóa đơn với độ chính xác lên tới 98%.
Toàn bộ quy trình trên diễn ra nhanh gọn, chính xác, với tổng thời gian trích xuất chỉ từ 0.7 - 2.1 giây/ hóa đơn. FPT AI Read còn có tính năng tự động lưu trữ từng loại thông tin vào kho dữ liệu theo nhu cầu, giúp doanh nghiệp đơn giản hóa quy trình xử lý dữ liệu.
_____________________________
| Chia sẻ bài viết |
