ISO điện tử - công cụ hỗ trợ xây dựng nền hành chính phục vụ

Mô hình tổng thể ISO điện tử.

Từ ISO 9001:2008

Tại các cơ quan công bố ISO, toàn bộ thủ tục hành chính (TTHC) đều được niêm yết công khai, minh bạch. Người dân được hướng dẫn tận tình, trả kết quả xử lý đúng hẹn. Đặc biệt, việc áp dụng ISO đã góp phần tích cực trong việc thực hiện cơ chế “một cửa”, “một cửa liên thông”, bởi hệ thống này chỉ ra trình tự, công việc của mỗi bộ phận, cán bộ, công chức (CBCC) khi xử lý TTHC. Qua đó, xác định rõ ràng, chính xác việc giải quyết nhanh, đúng hẹn, sớm hẹn hay trễ hẹn thuộc về trách nhiệm của bộ phận hay cá nhân nào. Thông qua hệ thống, người dân cũng được đưa ra ý kiến góp ý về cách thức làm việc, thái độ phục vụ của CBCC, góp phần tạo được lòng tin và sự hài lòng của người dân khi liên hệ công tác.

Tuy nhiên, ngoài các ưu điểm trên, qua quá trình áp dụng ISO còn bộc lộ nhiều hạn chế như: quy trình thực hiện công việc của các công đoạn được quản lý thông qua phiếu kiểm soát, muốn thực hiện các tra cứu và tổng hợp thông tin về tình trạng công việc khó thực hiện nhanh; cơ sở vật chất phục vụ cho việc lưu trữ hồ sơ, làm việc của CBCC tại một số cơ quan còn hạn chế, nhất là tại các UBND cấp xã; hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về TTHC thường xuyên thay đổi, các biểu mẫu và quy trình được soạn thảo khi xây dựng ISO sẽ nhanh chóng lạc hậu và không đáp ứng với thực tế.

Nhận thấy những hạn chế trên, ngày 14-10-2015, Chính phủ đã ban hành Nghị quyết số 36a/NQ-CP về Chính phủ điện tử; trong đó đề ra nhiệm vụ ứng dụng công nghệ thông tin gắn kết chặt chẽ với công cuộc cải cách hành chính và các nhiệm vụ, giải pháp về nâng cao năng lực cạnh tranh, cải thiện môi trường kinh doanh; triển khai ứng dụng công nghệ thông tin kết hợp với hệ thống quản lý chất lượng ISO (ISO điện tử). Một số tỉnh đã thí điểm áp dụng hiệu quả ISO điện tử như: Cần Thơ, Cà Mau, Bình Thuận, TP. Hồ Chí Minh...

Đến ISO điện tử

Phần mềm ISO điện tử được các tỉnh áp dụng có 2 phân hệ chính là phân hệ “Một cửa điện tử và Dịch vụ công trực tuyến” và phân hệ “Quản lý chất lượng ISO trực tuyến”. Phân hệ “Một cửa điện tử và dịch vụ công trực tuyến” giúp tổ chức, cá nhân có thể truy cập hoặc nộp hồ sơ mọi lúc, mọi nơi thông qua mạng Internet. CBCC của cơ quan quản lý theo dõi chặt chẽ tiến độ xử lý công việc, khi cần thiết thống kê báo cáo dễ dàng và nhanh chóng. Phân hệ “Quản lý chất lượng ISO trực tuyến” giúp quản lý các quy trình ISO đang được áp dụng tại cơ quan, đơn vị. Phân hệ này giúp tin học hóa các quy trình khung của ISO; các thông tin quản lý ISO đều được mẫu hóa theo quy định.

Việc gắn 2 phân hệ này với nhau đã hỗ trợ rất lớn trong quá trình đánh giá chất lượng TTHC tại cơ quan, đơn vị. Theo đó, áp dụng ISO điện tử tiết kiệm được thời gian cũng như công sức làm việc của đội ngũ CBCC phụ trách quản lý ISO. Tiến trình công việc sẽ tự động được ghi nhận và tự động trích xuất các kết quả dưới hình thức biểu mẫu hoặc các bảng tổng hợp. Ở bất cứ thời điểm nào, bất cứ vị trí nào khi có quyền truy cập là có thể tra cứu được thông tin chi tiết hoặc tổng hợp với nhiều chiều, nhiều dữ liệu khác nhau; giúp lãnh đạo nắm được kết quả thực hiện công việc chi tiết đến từng nhân viên, từng phòng, đơn vị và cả bộ máy thuộc quyền quản lý của mình.

Đẩy mạnh phát triển Chính phủ điện tử là mục tiêu mà chúng ta đang hướng tới. Nếu việc triển khai ISO điện tử được áp dụng tốt trong tất cả các cơ quan quản lý nhà nước thì chúng ta sẽ có được một nền hành chính phục vụ, vì nhân dân.

Trương Minh Tú