Ra mắt thương hiệu mỹ phẩm mới không chỉ là việc xây dựng ý tưởng, phát triển sản phẩm mà còn là hành trình tuân thủ hàng loạt quy định pháp luật. Bài viết này cung cấp danh sách giấy tờ pháp lý công bố mỹ phẩm đầy đủ, giúp bạn chủ động chuẩn bị hồ sơ, dự trù chi phí và tránh rủi ro khi đưa sản phẩm ra thị trường.
1. Đăng ký nhãn hiệu
Nơi đăng ký: Cục Sở hữu trí tuệ Việt Nam (nộp trực tiếp hoặc qua đại diện sở hữu công nghiệp). Chi phí: Khoảng 1 - 2 triệu đồng phí nhà nước cho mỗi nhóm sản phẩm; nếu qua đại diện, cộng thêm phí dịch vụ (3 - 7 triệu đồng tùy đơn vị).
Hồ sơ cần chuẩn bị:
Tờ khai đăng ký nhãn hiệu theo mẫu.
Mẫu nhãn hiệu (logo, tên thương hiệu).
Danh mục sản phẩm, dịch vụ cần đăng ký.
Giấy ủy quyền (nếu qua đại diện).
Chứng từ nộp phí.
Lưu ý:
Nên tra cứu trước để tránh nhãn hiệu trùng hoặc tương tự với nhãn đã đăng ký.
Thời gian thẩm định kéo dài 12 - 18 tháng, nên nộp sớm.
Cần gia hạn nhãn hiệu 10 năm/lần.
2. Giấy chứng nhận đủ điều kiện sản xuất (CGMP)
Nơi xin giấy: Sở Y tế tỉnh/thành phố (nếu nhà máy trong nước). Chi phí: Nhà nước: khoảng 5 - 10 triệu đồng (phí thẩm định, cấp giấy); xây dựng nhà máy cGMP cần đầu tư hàng trăm triệu đồng trở lên.
Hồ sơ cần chuẩn bị:
Đơn đề nghị cấp giấy chứng nhận.
Sơ đồ mặt bằng, quy trình sản xuất.
Danh sách thiết bị.
Danh sách nhân sự chủ chốt (quản lý sản xuất, kiểm soát chất lượng…).
Lưu ý:
Nếu thuê gia công mỹ phẩm, phải ký hợp đồng với đơn vị đã có chứng nhận CGMP hợp lệ.
Kiểm tra kỹ năng lực, giấy phép của đơn vị gia công.
3. Đăng ký kinh doanh
Nơi đăng ký: Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi đặt trụ sở công ty. Chi phí: Khoảng 1 triệu đồng phí nhà nước; dịch vụ hỗ trợ thành lập công ty (nếu cần) từ 1,5 - 5 triệu đồng.
Đăng ký mã số thuế và hóa đơn điện tử ngay khi thành lập.
4. Công bố sản phẩm mỹ phẩm
Nơi nộp hồ sơ: Cục Quản lý Dược (qua Cổng một cửa điện tử) hoặc Sở Y tế (tùy sản phẩm). Chi phí: 500.000 đồng/sản phẩm. Hồ sơ cần chuẩn bị:
Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm.
Công thức thành phần đầy đủ (bao gồm tỷ lệ % từng thành phần).
Bản nhãn sản phẩm.
Giấy ủy quyền của nhà sản xuất (nếu nhập khẩu).
Giấy chứng nhận lưu hành tự do (CFS) (nếu nhập khẩu).
Lưu ý:
Chỉ được bán sản phẩm sau khi có số tiếp nhận phiếu công bố.
Khi thay đổi công thức, bao bì, phải công bố lại.
5. Đăng ký mã số mã vạch
Nơi đăng ký: Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng. Chi phí: Phí đăng ký ban đầu khoảng 1,5 - 2 triệu đồng; phí duy trì hằng năm từ 500.000 đồng trở lên. Hồ sơ cần chuẩn bị:
Đơn đăng ký.
Giấy phép kinh doanh.
Danh sách sản phẩm cần cấp mã.
Lưu ý:
Mã vạch giúp quản lý sản phẩm và phục vụ bán hàng hiện đại.
6. Giấy xác nhận nội dung quảng cáo
Nơi xin giấy: Sở Y tế hoặc Bộ Y tế. Chi phí: Phí nhà nước khoảng 1,5 triệu đồng/lần xin; nếu thuê dịch vụ viết nội dung, làm video quảng cáo chi phí cộng thêm. Hồ sơ cần chuẩn bị:
Đơn đề nghị xác nhận nội dung quảng cáo.
Nội dung quảng cáo (kịch bản, hình ảnh, video).
Giấy công bố sản phẩm.
Giấy phép kinh doanh.
Lưu ý:
Không sử dụng từ ngữ gây hiểu lầm như “trị mụn”, “trị nám”, “thần dược”.
Phải xin lại giấy phép nếu thay đổi nội dung quảng cáo.
7. Tuân thủ bảo vệ dữ liệu cá nhân
Nơi thực hiện: Doanh nghiệp tự xây dựng chính sách, nếu cần có thể đăng ký với Bộ Công an theo Nghị định 13/2023/NĐ-CP. Chi phí: Chủ yếu là chi phí tư vấn (nếu thuê dịch vụ, thường từ 5 - 20 triệu đồng tùy gói). Hồ sơ cần chuẩn bị:
Chính sách bảo mật thông tin.
Quy trình xử lý dữ liệu cá nhân.
Lưu ý:
Phải xin ý kiến đồng ý của người dùng trước khi thu thập dữ liệu cá nhân.
Doanh nghiệp cần có biện pháp bảo vệ dữ liệu, tránh rò rỉ.
8. Chuẩn bị hồ sơ pháp lý khác
Cần chuẩn bị và lưu trữ:
Hợp đồng gia công (nếu thuê gia công) với điều khoản về chất lượng, trách nhiệm, thời hạn.
Hợp đồng thiết kế bao bì, nhãn mác (có điều khoản bản quyền).
Hồ sơ an toàn sản phẩm, tài liệu kỹ thuật theo quy định.
9. Theo dõi, duy trì tuân thủ pháp lý
Gia hạn nhãn hiệu đúng hạn (10 năm một lần).
Cập nhật hồ sơ công bố khi thay đổi thành phần, bao bì.
Kiểm tra, rà soát nội dung quảng cáo, hoạt động kinh doanh định kỳ.
Việc chuẩn bị đầy đủ giấy tờ, hồ sơ pháp lý ngay từ đầu giúp thương hiệu mỹ phẩm mới hạn chế rủi ro, xây dựng uy tín và phát triển bền vững. Hy vọng bài viết trên đã cung cấp cái nhìn toàn diện để bạn bắt tay xây dựng thương hiệu một cách chuyên nghiệp.
Nếu cần, mình có thể hỗ trợ:
Lập timeline pháp lý cụ thể.
Chuẩn bị hồ sơ mẫu (như phiếu công bố, hợp đồng gia công).
