Điều 5 Thông tư số 04/2021/TT-TTCP quy định: Người TCD yêu cầu người tố cáo, người kiến nghị, phản ánh nêu rõ họ tên, địa chỉ và xuất trình giấy tờ tùy thân khi đến địa điểm TCD; trường hợp khiếu nại thì xuất trình giấy tờ tùy thân, giấy giới thiệu, giấy ủy quyền (nếu có).
Trong quá trình tiếp người tố cáo, người TCD phải giữ bí mật họ tên, địa chỉ, bút tích người tố cáo theo quy định của pháp luật về tố cáo.
Khi công dân đến trình bày trực tiếp và không có đơn thì người TCD hướng dẫn công dân viết đơn khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh hoặc ghi chép đầy đủ, trung thực, chính xác nội dung trình bày của công dân. Nội dung nào chưa rõ thì đề nghị công dân trình bày thêm, sau đó đọc lại cho công dân nghe và đề nghị họ ký tên hoặc điểm chỉ xác nhận vào văn bản.
Trong trường hợp công dân đến trình bày và có đơn với nội dung cụ thể, rõ ràng, có thể xác định được rõ tính chất vụ việc và cơ quan có thẩm quyền giải quyết thì người TCD hướng dẫn công dân gửi đơn đến cơ quan có thẩm quyền để được xem xét, giải quyết.
Trường hợp nhiều người đến khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh về cùng một nội dung thì người TCD hướng dẫn họ cử người đại diện để trình bày, ghi lại nội dung và đề nghị người đại diện ký tên hoặc điểm chỉ xác nhận vào văn bản.
Thông tư số 04/2021/TT-TTCP quy định cụ thể về trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, đơn vị: Người đứng đầu cơ quan, đơn vị phải trực tiếp TCD để lắng nghe, xem xét, giải quyết và chỉ đạo việc giải quyết các khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh thuộc thẩm quyền của mình hoặc thuộc thẩm quyền của người đứng đầu cơ quan, đơn vị cấp dưới.
Người đứng đầu cơ quan, đơn vị có trách nhiệm TCD định kỳ hoặc đột xuất theo quy định của Luật TCD và kiểm tra, đôn đốc việc xử lý sau TCD của các cơ quan, đơn vị.
Khi TCD, nếu vụ việc rõ ràng, cụ thể, có cơ sở và thuộc thẩm quyền giải quyết thì người đứng đầu cơ quan, đơn vị phải trả lời ngay cho công dân biết. Nếu vụ việc phức tạp cần nghiên cứu, xem xét thì nói rõ thời hạn giải quyết và người cần liên hệ để biết kết quả giải quyết (khoản 3, Điều 10, Thông tư số 04/2021/TT-TTCP).
Tại khoản 4, Điều 10, Thông tư số 04/2021/TT-TTCP quy định: “Kết thúc việc TCD, người đứng đầu cơ quan, đơn vị ra thông báo kết luận việc TCD”.
Huỳnh Đức
