Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp của công ty ADD Event

Sự tận tâm, uy tín và thương hiệu của công ty tổ chức sự kiện ADD Event được tạo nên nhờ quy trình làm việc chuyên nghiệp. 

Giới thiệu tổng quan về tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện chuyên nghiệp là gì? Vì sao ngày càng nhiều công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp ra đời?

+ Khái niệm tổ chức sự kiện 

Hiện nay, nhiều cá nhân, đơn vị, cơ quan, doanh nghiệp... có nhu cầu tổ chức các sự kiện quy mô từ nhỏ đến lớn. Tổ chức sự kiện là những công tác liên quan đến việc lên kế hoạch và triển khai thực hiện các hoạt động sự kiện. Bao gồm: 

• Các sự kiện quy mô lớn: Tổ chức hội nghị, hội thảo, lễ khai trương, triển lãm, sự kiện ra mắt/quảng bá sản phẩm, thương hiệu…
• Các sự kiện quy mô nhỏ: Tiệc tùng: Tiệc tân gia, tân niên, Year End Party, Gala dinner...

Tùy thuộc vào từng công ty, đơn vị, sự kiện được tổ chức sẽ hướng đến mục tiêu khác nhau.

Tùy thuộc vào từng công ty, đơn vị, sự kiện được tổ chức sẽ hướng đến mục tiêu khác nhau. Trong quá trình tổ chức sự kiện, đơn vị tổ chức sẽ đảm nhiệm các phần việc như: Lên kế hoạch, lựa chọn địa điểm, thời gian, chuẩn bị kịch bản, âm thanh, ánh sáng, cung cấp bữa ăn, chăm sóc khách hàng, cập nhật thông tin và tiến độ tổ chức sự kiện...

Để sự kiện diễn ra thành công tốt đẹp, không thể thiếu vắng sự đồng hành của một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, đảm bảo tất cả các nhiệm vụ được phối hợp chặt chẽ.

+ Mục đích của công tác tổ chức sự kiện

Tùy thuộc vào từng công ty, đơn vị, sự kiện được tổ chức sẽ hướng đến mục tiêu khác nhau. 

Đó có thể là nhằm quảng bá sản phẩm, dịch vụ, truyền tải các thông điệp/kinh nghiệm. Hay phục vụ cho mảng PR, Marketing, hỗ trợ cho các chiến dịch quảng bá, truyền thông hình ảnh sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu của doanh nghiệp.

Tóm lại, mục đích của việc tổ chức sự kiện là để tạo ấn tượng, trải nghiệm đáng nhớ cho người tham gia. 

Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp của ADD Event

Để tổ chức được một sự kiện chuyên nghiệp, ADD Event làm việc với sự tận tâm cùng một quy trình chuyên nghiệp. 

+ Khâu chuẩn bị trước khi diễn ra sự kiện

ADD Event xem khâu chuẩn bị là vô cùng quan trọng trong quy trình tổ chức sự kiện. Khâu chuẩn bị bao gồm các bước:  

• Tìm hiểu các thông tin cơ bản, chi tiết của sự kiện: Khảo sát địa điểm, thời gian tổ chức sự kiện. 
• Nghiên cứu về khách hàng, sản phẩm.
• Xác định đối tượng khách mời, số lượng người tham gia sự kiện. 
• Xác định loại hình, mục đích/ý nghĩa của sự kiện để hình thành chủ đề chương trình. 
• Ngân sách dự kiến.

+ Lên kế hoạch tổ chức sự kiện

Sau bước chuẩn bị đầu tiên, ADD Event sẽ lên một kế hoạch cụ thể, chi tiết trước khi triển khai tổ chức sự kiện. Bao gồm:

• Lên ý tưởng cho chương trình. Xác định chủ đề, slogan của chương trình (Nếu có).
• Xây dựng kịch bản. 
• Lên timeline cho chương trình.
• Lập checklist các hạng mục: Nhân sự, âm thanh, ánh sáng, thiết bị, đồ ăn, thức uống cần có trong sự kiện.
• Lên thiết kế 2D, 3D.
• Phân công nhân sự thực hiện.
• Đưa ra phương án dự phòng, quản lý rủi ro.
• Lập bảng dự toán để dự trù ngân sách. Sau đó báo giá với khách hàng và chốt hợp đồng sau khi đã thống nhất mọi điều khoản.
• Truyền thông, lan tỏa sự kiện đến mọi người.

Trước khi tổ chức một sự kiện chuyên nghiệp, cần xác định loại hình, mục đích của sự kiện để hình thành chủ đề cho chương trình.

+ Giai đoạn triển khai tổ chức sự kiện

• Xin cấp phép tổ chức sự kiện (nếu cần)
• Tổng duyệt chương trình để đảm bảo chương trình diễn ra suôn sẻ, khắc phục những sự cố nếu có.
• Tiến hành tổ chức: Thực hiện chương trình đúng quy trình.
• Đón tiếp khách mời và khai mạc sự kiện.
• Điều hành các nội dung của chương trình.
• Phục vụ ăn uống, lưu trú, di chuyển cho khách mời tham gia sự kiện.

+ Giai đoạn sau khi kết thúc sự kiện 

• Họp đánh giá hiệu quả chương trình, chất lượng dịch vụ mà công ty ADD Event cung cấp cho khách hàng.
• Quyết toán chi phí.
• Chăm sóc khách hàng sau sự kiện.
• Tiếp tục xúc tiến, truyền thông về sự kiện.

Những kinh nghiệm cần lưu ý khi tổ chức một sự kiện chuyên nghiệp

Để một sự kiện quy mô lớn diễn ra suôn sẻ, đáp ứng mục tiêu đặt ra, hãy “bỏ túi” một vài lưu ý sau đây:

• Để thể hiện sự uy tín, chuyên nghiệp, bạn hãy “chốt” thời gian, địa điểm chính thức của chương trình, trước khi công bố sự kiện đến đông đảo công chúng. 
• Quảng bá, giới thiệu sự kiện trước thềm chương trình bằng cách gửi thư mời tham gia, tuyên truyền trên các phương tiện thông tin đại chúng bằng thông điệp ấn tượng, dễ nhớ.
• Lên một kế hoạch tổ chức chi tiết. Chuẩn bị sẵn phương án dự phòng cho mọi tình huống và hãy chú ý đến cả những chi tiết nhỏ nhất.
• Lắng nghe, tư vấn, theo sát nhu cầu của khách hàng.
• Sử dụng công nghệ, trang thiết bị hiện đại phục vụ cho sự kiện.
• Lên dự toán cụ thể cho chương trình và chi tiêu trong phạm vi.
• Con người là yếu tố quan trọng, quyết định lớn nhất đến sự thành công của một chương trình. Do đó, bạn cần có đội ngũ nhân viên tổ chức sự kiện tận tâm, chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm.

ADD Event là công ty tổ chức sự kiện uy tín hàng đầu khu vực phía Bắc với đội ngũ nhân sự dồi dào, chuyên nghiệp.

ADD Event – Công ty tổ chức sự kiện, cung cấp giải pháp truyền thông, quảng bá hình ảnh chuyên nghiệp. 

ADD Event hoạt động với SLOGAN: “Kiến tạo sự kiện - Thành công - Bùng nổ”. Công ty cam kết mang đến những giải pháp truyền thông, quảng bá hình ảnh, dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Với đội ngũ nhân lực dồi dào, giàu sức sáng tạo cùng những ý tưởng độc đáo, ADD Event sẽ mang tới cho bạn những sự kiện chất lượng, để lại ấn tượng khó phai trong lòng người tham gia. 

Địa chỉ: Số 286 đường Nguyễn Xiển, quận Thanh Xuân, Hà Nội

Số điện thoại: 092 502 8668.
Website: https://addevent.vn/