BDK.VN - Công ty tổ chức sự kiện HCMC Events tự hào là đơn vị chuyên cung cấp các giải pháp tổ chức sự kiện trọn gói, uy tín, chất lượng nhất trên toàn quốc. Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, HCMC Events là đối tác tin cậy của hơn 100 doanh nghiệp.
Đầu tiên chúng ta phải nắm được tổ chức sự kiện là gì? Sự kiện (Event) là một hoặc nhiều hoạt động được tổ chức có mục đích tại một địa điểm và thời gian cụ thể. Sự kiện được tổ chức bởi một cá nhân hoặc một tổ chức doanh nghiệp với mục đích truyền tải thông điệp ý nghĩa, quảng bá hình ảnh đến khách mời tham gia.
Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp của HCMC Events mới nhất năm 2024.
Tổ chức sự kiện trọn gói là quá trình thực hiện các công việc liên quan đến sự kiện với mục đích đảm bảo rằng chương trình được diễn ra suôn sẻ và tạo được tiếng vang đối với khách hàng.
Việc đầu tiên trong quy trình tổ chức đó là nhận thông tin từ Brief hoặc RFP (Request for proposal) từ khách hàng. Khi người tổ chức đã nắm được những thông tin cơ bản như:
Chủ đề của chương trình
Mục đích, lý do tổ chức
Địa điểm, thời gian
Số lượng khách mời tham dự
Ngân sách dự kiến
Sự khác biệt của dịch vụ đối với đối thủ
Các yêu cầu cần thiết trong chương trình
Và những yếu tố khác liên quan đến sự kiện
Người tổ chức sự kiện xác định được những yếu tố quan trọng này, từ đó sẽ xác định được hướng đi cho công việc và lên kế hoạch cho công việc tổ chức sự kiện của mình.
Concepts càng sáng tạo, độc đáo thì chương trình càng gây được ấn tượng với người tham gia. Bởi vì, ý tưởng được xem là “linh hồn” của Events cho nên bước này cực kỳ quan trọng. Sau khi đã lên ý tưởng, bước tiếp theo là phát triển chủ đề (Theme) bao gồm: trang trí, hiệu ứng chương trình, hoạt động diễn ra sao cho phù hợp với concept đã xác định. Nếu Concept là “linh hồn” thì Theme là “diện mạo” của sự kiện. Chủ đề của dự án chi phối toàn bộ nội dung và hoạt động của sự kiện.
Ví dụ như: Bạn đang chuẩn bị ra mắt một thương hiệu nước giải khát dành cho “Tuổi Teen”, concept ở đây là thể là “ Căng tràn nhựa sống”, còn Theme thì phải thể hiện ý nghĩa chủ đề đó bằng cách thiết kế những hình ảnh vui tươi, các gam màu trẻ trung rực rỡ thông qua các chàng trai cô gái tuổi đôi mươi đang căng tràn sức sống thể hiện trên các backdrop, poster quảng cáo,...
Lên ý tưởng tổ chức chi tiết để chương trình diễn ra thành công nhất.
Sau khi đã xác định chủ đề, người phụ trách sự kiện sẽ triển khai ra nhiều ý tưởng (idea), tuy nhiên các ideas phải xoay quanh chủ đề chính. Bước tiếp theo là phác thảo kế hoạch (proposal) chi tiết dựa trên ý tưởng và nhu cầu của khách hàng. Một proposal tốt là phải cho khách hàng thấy được bức tranh mang tính khả thi về chương trình bao gồm: ý tưởng, mục tiêu, nội dung chương trình, quá trình thực hiện, ngân sách dự trù, kế hoạch truyền thông, cách đo lường hiệu quả,...
Để khách hàng có thể hình dung ra chương trình bạn cần phải thiết kế thêm: vé mời, sân khấu, phối cảnh,...bảng kế hoạch càng chi tiết bao nhiêu thì khả năng thành công càng cao bấy nhiêu.
Sau khi lên kế hoạch hoàn chỉnh, thiết kế dự chi ngân sách cho sự kiện thì bạn sẽ bắt đầu gặp khách thương thảo. Thông qua việc thuyết trình dự án, bạn phải làm cho khách hàng hình dung được quy trình thực hiện, kế hoạch triển khai, mức độ khả thi, một số khách hàng sẽ yêu cầu bạn cho họ thấy được cơ sở đánh giá và đo lường mà sự kiện mang lại. Nếu dự án của bạn đáp ứng được nhu cầu của họ về yêu cầu, mức độ khả thi, ngân sách thì khách sẽ chấp nhận cho bạn triển khai dự án.
Màu sắc, tone màu chủ đạo sẽ phản ảnh được mục đích của chủ đề.
Triển khai dự án, đây cũng là lúc mà bạn liên hệ, làm việc với nhà cung cấp để chuẩn bị có các hạng mục sự kiện. Đồng thời trong giai đoạn này bạn cần phải có nhân sự đáp ứng được công việc.
Bộ phận phụ trách khách hàng ( Account)
Bộ phận thiết kế ( Design)
Bộ phận ý tưởng ( Creative)
Bộ phận lên kế hoạch sự kiện ( Event Planner)
Bộ phận sản xuất (Production)
Bộ phận truyền thông đối ngoại ( PR - Media)
Người quản lý dự án sẽ có nhiệm vụ là theo dõi tiến độ công việc, kết nối các bộ phận để hỗ trợ trong quá trình triển khai. Bạn phải lên bảng kế hoạch mô tả chi tiết, phân công công việc, checklist hạng mục,...một cách chi tiết và đốc thúc các bộ phận khác hoàn thành công việc đúng thời gian dự kiến.
Trước sự kiện
Khảo sát địa điểm, xin giấy phép tổ chức
Lên ý tưởng, thiết kế, sản xuất
Bố trí nhân sự, tiết mục văn nghệ
Dàn dựng sân khấu, lắp đặt thiết bị
Truyền thông sự kiện
Sắp xếp khách mời
Tổng duyệt trước khi sự kiện diễn ra (Rehearsal)
Những hạng mục này cần được phải được chỉn chu nhất có thể, ngoài ra bạn cũng phải dự phòng các rủi ro, vấn đề pháp sinh để có thể can thiệp, giải quyết vấn đề nhanh nhất.
Sân khấu được xem là bộ mặt của chương trình nên phải được chuẩn bị chỉn chu nhất có thể.
Trong sự kiện
Thực hiện công việc theo kế hoạch, mọi việc phải chỉnh chu và nghiêm túc để đạt được hiệu quả cao. Ngoài ra cũng phải dự phòng các vấn đề, sự cố có thể xảy ra để có biện pháp ứng biến kịp thời.
Sau sự kiện
Kết thúc sự kiện đội ngũ tổ chức nên tiến hành đánh giá kết quả dựa trên những mục tiêu đề ra. Các thiết bị cần phải thu gom, kiểm tra để đảm bảo không bị lỗi, hỏng tróc để sử dụng cho sự kiện tiếp theo. Cuối cùng là bàn giao địa điểm cho đơn vị cho thuê hoặc nhà cung cấp theo như thỏa thuận ban đầu.
Bước tổng kết và đánh giá đóng vai trò quan trọng trong việc cải thiện quy trình tổ chức. Ban tổ chức sẽ thu thập ý kiến của các bên liên quan như: Khách hàng, đối tác thành viên,...từ đó phân tích để rút ra những điểm mạnh, điểm yếu của sự kiện, đánh giá được mức độ thành công và cải thiện chất lượng trong tương lai. Nhờ vào việc tổng kết và đánh giá chúng ta sẽ xây dựng uy tín và lòng tin từ khách hàng và đối tác.
Tổng kết đánh giá về sự kiện sau khi chương trình kết thúc.
Bài viết trên HCMC Events đã chia sẻ cho bạn quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp nhất. Bằng cách tuân thủ những quy tắc này trong tổ chức sẽ đem lại những thành tựu đáng kể và gây ấn tượng mạnh với khách hàng. Hy vọng với những thông tin trên sẽ hỗ trợ bạn trong những dự án tiếp theo. HCMC Events chúc bạn thành công!
Thông tin liên hệ
Tel: 0989.496.239 - 0913.311.911 - 0913.199 866
Website: https://hcmcevents.com/
Chi nhánh miền Bắc: Số 29 đường Đoàn Thị Điểm, Phường Quốc Tử Giám, Quận Đống Đa, Hà Nội
Chi nhánh miền Trung: Số 217 đường Trần Phú, Quận Hải Châu, TP. Đà Nẵng
| Chia sẻ bài viết |
