Một số điểm cần lưu ý khi sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

1. Lợi ích khi sử dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền

Chủ động 24/7 trong việc lập hóa đơn (HĐ) khi có phát sinh bán hàng hóa, dịch vụ, xử lý triệt để vướng mắc trong thời gian qua về độ trễ giữa thời điểm thanh toán và thời điểm lập HĐ - người mua có thể nhận HĐĐT ngay khi thanh toán - tạo điều kiện thuận lợi để người tiêu dùng có được HĐ để tham gia Chương trình “HĐ may mắn” được tổ chức hàng quý.

Không bắt buộc có chữ ký số.

Khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng HĐ được khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ HĐ chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.

Chủ động 24/7 trong việc xử lý sai sót phát sinh ngay trên thiết bị của NNT nếu đã được cài đặt phần mềm HĐĐT từ máy tính tiền theo chuẩn của CQT.

Cuối ngày chỉ phải chuyển dữ liệu HĐĐT đã sử dụng trong ngày cho CQT thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu điện tử.

2. Đối tượng áp dụng HĐĐT tạo từ máy tính tiền

Theo khoản 2 Điều 8 Thông tư số 78/2021/TT-BTC quy định đối tượng được sử dụng là doanh nghiệp (DN), hộ, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai có hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng theo mô hình kinh doanh (trung tâm thương mại; siêu thị; bán lẻ hàng tiêu dùng; ăn uống; nhà hàng; khách sạn; bán lẻ thuốc tân dược; dịch vụ vui chơi, giải trí và các dịch vụ khác) được lựa chọn sử dụng HĐĐT được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với CQT hoặc HĐĐT có mã, HĐĐT không có mã.

Đặc biệt trong năm 2023, Cục Thuế tỉnh Bến Tre đã thực hiện triển khai quy định xuất HĐ theo từng lần bán hàng đối với kinh doanh bán lẻ xăng dầu cho các DN, hướng đến giải pháp sử dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền.

Đối với NNT có nhu cầu cần xuất HĐ số lượng lớn, việc lựa chọn tích hợp HĐĐT trong máy tính tiền là giải pháp giúp tiết kiệm thời gian và nhân lực, giảm chi phí kinh doanh của các DN.

3. Nội dung HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền

Theo khoản 3 Điều 8 Thông tư số 78/2021/TT-BTC quy định HĐĐT có mã của CQT được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với CQT có các nội dung sau đây:

a) Tên, địa chỉ, mã số thuế người bán;

b) Thông tin người mua nếu người mua yêu cầu (mã số định danh cá nhân hoặc mã số thuế);

c) Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn giá, số lượng, giá thanh toán. Trường hợp tổ chức, DN nộp thuế theo phương pháp khấu trừ phải ghi rõ giá bán chưa thuế giá trị gia tăng (GTGT), thuế suất thuế GTGT, tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán có thuế GTGT;

d) Thời điểm lập HĐ;

đ) Mã của CQT.

4. Điều kiện để được áp dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền

Có thể thực hiện giao dịch với CQT bằng phương tiện điện tử (như: có chữ ký số và đăng ký để được CQT cấp tài khoản giao dịch thuế điện tử).

Có hạ tầng công nghệ thông tin (như: máy tính hoặc thiết bị điện tử có kết nối Internet, Email).

Sử dụng phần mềm lập HĐĐT - đây là phần mềm có thể lập HĐĐT đồng thời có thể truyền dữ liệu HĐĐT đến người mua và đến CQT.

Trường hợp DN, hộ, cá nhân kinh doanh lựa chọn hình thức HĐĐT từ máy tính tiền thì cần thay đổi phần mềm HĐĐT đáp ứng chuẩn định dạng dữ liệu HĐ theo quy định tại Quyết định số 1510/QĐ-TCT ngày 21-9-2022.

5. Đăng ký sử dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền

Đăng ký sử dụng HĐĐT, khởi tạo từ máy tính tiền: NNT chỉ cần tích chọn thêm mục “Hóa đơn có mã khởi tạo từ máy tính tiền” trên tờ khai thay đổi thông tin sử dụng HĐĐT theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT - Nghị định số 123/2020/NĐ-CP gửi đến CQT là đã sử dụng được HĐĐT có mã của CQT khởi tạo từ máy tính tiền thông qua nhà cung cấp giải pháp.

6. Nguyên tắc sử dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền

Khoản 1 Điều 8 Thông tư số 78/2021/TT-BTC quy định HĐĐT có mã của CQT được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với CQT đảm bảo nguyên tắc quy định tại Điều 11 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, cụ thể:

- Nhận biết được HĐ in từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với CQT.

- Không bắt buộc có chữ ký số.

- Khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng HĐ (hoặc sao chụp HĐ hoặc tra thông tin từ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về HĐ) được khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ HĐ, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.

7. Cách nhận biết về HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền

Theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19-10-2020 của Chính phủ và Thông tư số 78/2021/TTBTC ngày 17-9-2021 của Bộ Tài chính quy định HĐĐT có mã CQT được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với CQT được thể hiện như sau:

Ký hiệu mẫu số HĐĐT là ký tự có một chữ số tự nhiên phản ánh loại HĐĐT như sau: 

+ Số 1: Phản ánh loại HĐĐT GTGT.

+ Số 2: Phản ánh loại HĐĐT bán hàng.

Ký hiệu HĐĐT là nhóm 6 ký tự gồm cả chữ viết và chữ số thể hiện ký hiệu HĐĐT để phản ánh các thông tin về loại HĐĐT có mã của CQT hoặc HĐĐT không mã, năm lập HĐ, loại HĐĐT được sử dụng. Sáu (06) ký tự này được quy định như sau:

 + Ký tự đầu tiên là một (01) chữ cái được quy định là C hoặc K như sau: C thể hiện HĐĐT có mã của CQT, K thể hiện HĐĐT không có mã.

+ Hai ký tự tiếp theo là hai (02) chữ số Ả rập thể hiện năm lập HĐĐT được xác định theo 2 chữ số cuối của năm dương lịch.

 + Một ký tự tiếp theo là một (01) chữ cái M: Áp dụng đối với HĐĐT được khởi tạo từ máy tính tiền.

 + Hai ký tự cuối là chữ viết do người bán tự xác định căn cứ theo nhu cầu quản lý.

Không bắt buộc chữ ký số: Cá nhân, tổ chức sử dụng HĐĐT được tạo từ máy tính tiền không bắt buộc phải dùng chữ ký số.

Bắt buộc phải có mã do CQT cấp: Mã của CQT trên HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền là dải ký tự bao gồm 23 ký tự có cấu trúc như sau:

Mã của CQT trên HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền có thể thiết lập cho nhiều máy tính tiền tại một hoặc nhiều địa điểm kinh doanh, đơn vị phụ thuộc đảm bảo tính duy nhất của từng HĐ.

Trong thời gian tới, Cục Thuế tỉnh Bến Tre đề nghị quý DN, hộ, cá nhân kinh doanh có ngành nghề kinh doanh thuộc đối tượng triển khai HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền (trung tâm thương mại; siêu thị; bán lẻ hàng tiêu dùng; ăn uống; nhà hàng; khách sạn; vàng bạc; bán lẻ thuốc tân dược; xăng dầu; phí đường bộ…) tiếp tục phát huy trách nhiệm trong việc thực hiện chủ trương, chính sách, pháp luật của Nhà nước, đặc biệt là đồng hành cùng ngành thuế đẩy nhanh tiến độ sử dụng HĐĐT có mã của CQT khởi tạo từ máy tính tiền. Mỗi đóng góp của quý DN là góp phần giúp CQT hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ quản lý thuế, góp phần vào công cuộc chuyển đổi số của tỉnh nhà và quốc gia.

 CỤC THUẾ TỈNH BẾN TRE