Cục Thuế tỉnh điểm lại một số điểm mới nổi bật về hóa đơn điện tử (HĐĐT) tại Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12-9-2018 của Chính phủ quy định đối với những đối tượng thuộc trường hợp bắt buộc phải chuyển đổi sang sử dụng HĐĐT cần lưu ý những mốc thời gian, 10 nội dung, nguyên tắc lập, quản lý và sử dụng HĐĐT sau đây:
- Từ ngày 1-11-2020, các doanh nghiệp (DN), tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh phải hoàn thành xong việc chuyển đổi sang HĐĐT, HĐĐT có mã của cơ quan thuế (CQT) theo quy định. Cũng từ ngày này, Nghị định số 51/2010/NĐ-CP và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP hết hiệu lực thi hành.
- DN mới thành lập trong thời gian từ ngày 1-11-2018 đến 31-10-2020, CQT chưa thông báo cơ sở kinh doanh mới thành lập sử dụng HĐĐT theo Nghị định số 119 thì các cơ sở kinh doanh mới thành lập này đăng ký phát hành hóa đơn (HĐ) tự in, HĐ đặt in, HĐĐT hoặc mua HĐ của CQT để sử dụng (nếu thuộc trường hợp mua HĐ) và thực hiện các thủ tục hành chính về HĐ theo quy định tại Nghị định số 51, Nghị định số 04 và các văn bản hướng dẫn thi hành 2 nghị định này.
- Trường hợp CQT thông báo cơ sở kinh doanh mới thành lập trong thời gian trên thực hiện áp dụng HĐĐT theo Nghị định số 119 nhưng cơ sở kinh doanh mới thành lập chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin mà đăng ký phát hành HĐ theo Nghị định số 51 và Nghị định số 04 của Chính phủ và các văn bản hướng dẫn thi hành 2 nghị định trên thì cơ sở kinh doanh mới thành lập này thực hiện gửi dữ liệu HĐ đến CQT theo Mẫu số 03 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119 cùng với việc nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng.
Trước ngày 1-11-2018, DN đã thực hiện thông báo phát hành HĐĐT hoặc đăng ký sử dụng HĐĐT của CQT thì vẫn được tiếp tục sử dụng. Trường hợp đặc biệt: Cơ sở giáo dục, y tế công lập đã sử dụng phiếu thu tiền thì tiếp tục được sử dụng và chuyển đổi sang sử dụng HĐĐT theo lộ trình của Bộ Tài chính.
10 nội dung trong HĐĐT
Theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP quy định về HĐĐT khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thì trong HĐĐT có 10 nội dung sau đây: 1. Tên HĐ, ký hiệu HĐ, ký hiệu mẫu số HĐ, số HĐ; 2. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán; 3. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế); 4. Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa (HH), dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng trong trường hợp là HĐ giá trị gia tăng; 5. Tổng số tiền thanh toán; 6. Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán; 7. Chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua (nếu có); 8. Thời điểm lập HĐĐT; 9. Mã của CQT đối với HĐĐT có mã của CQT; 10. Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và nội dung khác liên quan (nếu có).
Chính phủ cũng giao cho Bộ Tài chính trách nhiệm hướng dẫn cụ thể các nội dung HĐĐT và các trường hợp HĐĐT không nhất thiết phải có đủ những nội dung này.
Lập, quản lý, sử dụng HĐĐT
HĐĐT là HĐ được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa (HH), cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán HH, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử theo quy định tại Nghị định số 119 “quy định về HĐĐT khi bán HH, cung cấp dịch vụ” bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp HĐ được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với CQT.
Theo Nghị định số 119, khi bán HH, cung cấp dịch vụ, người bán (trừ hộ, cá nhân kinh doanh quy định tại Khoản 6 Điều 12 Nghị định này) phải lập HĐĐT có mã của CQT hoặc HĐĐT không có mã của CQT để giao cho người mua theo định dạng chuẩn dữ liệu mà CQT quy định và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại nghị định này, không phân biệt giá trị từng lần bán HH, cung cấp dịch vụ. Trường hợp khi bán HH, cung cấp dịch vụ, người bán có sử dụng máy tính tiền thì đăng ký sử dụng HĐĐT được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với CQT.
Việc đăng ký, quản lý, sử dụng HĐĐT trong giao dịch HH, cung cấp dịch vụ phải tuân thủ các quy định của pháp luật về giao dịch điện tử, kế toán, thuế và quy định tại Nghị định số 119. Dữ liệu HĐĐT khi bán HH, cung cấp dịch vụ là cơ sở dữ liệu về HĐĐT để phục vụ công tác quản lý thuế và cung cấp thông tin HĐĐT cho các tổ chức, cá nhân có liên quan.
Việc cấp mã của CQT trên HĐĐT dựa trên thông tin của DN, tổ chức kinh doanh, hộ, cá nhân kinh doanh lập trên HĐ. DN, tổ chức kinh doanh, hộ, cá nhân kinh doanh chịu trách nhiệm về tính chính xác của các thông tin trên HĐ.
HĐ được khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với CQT đảm bảo nguyên tắc sau: Nhận biết được HĐ in từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với CQT; không bắt buộc có chữ ký số; khoản chi mua HH, dịch vụ sử dụng HĐ (hoặc sao chụp HĐ hoặc tra thông tin từ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về HĐ) được khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ HĐ, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.
5 trường hợp được sử dụng HĐĐT miễn phí
Đây là nội dung nổi bật tại Nghị định số 119 quy định về HĐĐT khi bán HH, cung cấp dịch vụ. Theo đó, Tổng cục Thuế sẽ cung cấp dịch vụ HĐĐT có mã của CQT không thu tiền đối với các DN, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc các trường hợp sau:
- DN nhỏ và vừa, hợp tác xã, hộ, cá nhân kinh doanh tại địa bàn có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn, địa bàn có điều kiện kinh tế - xã hội đặc biệt khó khăn.
- DN nhỏ và vừa khởi nghiệp sáng tạo và hộ, cá nhân kinh doanh chuyển đổi thành DN (trừ DN nêu trên) trong thời gian 12 tháng kể từ khi thành lập DN.
- Hộ, cá nhân kinh doanh. Riêng hộ, cá nhân kinh doanh có doanh thu năm trước liền kề từ 3 tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, công nghiệp, xây dựng hoặc có doanh thu năm trước liền kề từ 10 tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ trong thời gian 12 tháng kể từ tháng áp dụng HĐĐT có mã của CQT.
- DN nhỏ và vừa khác theo đề nghị của UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và quy định của Bộ Tài chính (trừ DN tại khu kinh tế, khu công nghiệp, khu công nghệ cao).
- Các trường hợp cần thiết khác do Bộ Tài chính quyết định.
Cục Thuế tỉnh
